Le pilotage immobilier est un tâche qui demande une attention particulière. Il nécessite aussi une bonne compréhension des différentes étapes de gestion de maintenance. Gammeo vous propose de découvrir 7 erreurs courantes à éviter en pilotage immobilier et en maintenance… et comment la GMAO va vous aider à les éviter ! On espère que vous n’en avez commise aucune jusqu’ici : mais il n’est jamais trop tard pour bien faire 😉
Ne pas définir clairement les objectifs
Quand on part de loin, ce n’est pas toujours simple de savoir par où commencer. Il est essentiel d’établir des objectifs précis dans votre organisation quotidienne afin de pouvoir mesurer et évaluer les progrès réalisés. Comme disait Confucius, “Celui qui déplace la montagne, c’est celui qui commence à enlever les petites pierres.”
Mais on parle de quels objectifs ? C’est très simple, tout dépend de ce que vous avez à réaliser. Admettons : votre système de sécurité n’est plus du tout aux normes et tombe sans cesse en panne. L’objectif final est de le rénover, mais cela peut être fastidieux et chronophage. Au lieu d’attendre qu’une panne se produise, vous pouvez étape par étape remplacer les appareils défectueux par secteur dans un bâtiment.
Avec l’outil GMAO de Gammeo, nous commençons par faire l’inventaire de tous vos bâtiments et équipements. Nous intégrons les documents qui leur sont rattachés, comme les baux. Cette étape permet de savoir exactement ce que vous avez, et par exemple, les différentes maintenances préventives à effectuer.
De même, si vous avez prévu des travaux, avec l’application Gammeo, vous pouvez centraliser vos projets, vos budgets et les dates de réalisation. La GMAO est vraiment un outil idéal dont on parle même sur le magazine Challenges.
Ignorer l’importance de la planification
Bien planifier c’est essentiel, et ce, quel que soit le sujet. C’est encore plus le cas lorsqu’on a de nombreuses tâches à gérer en pilotage immobilier (maintenance préventive, curative, travaux, gestion des baux, véhicules…). Tiens d’ailleurs c’est quand la prochaine révision ? Et la vérification des extincteurs, c’était quand la dernière fois ?
Cela inclut l’élaboration d’un calendrier, la coordination des personnes, du budget et la mise en place de mesures de suivi. Ainsi, en vous imposant des délais (réalisables, c’est mieux !), vous êtes en mesure d’agir au bon moment et d’être à jour ! Ne soyez plus tributaire des pannes ou des maintenances curatives, anticipez et planifiez vos tâches de maintenance !
Sous-estimer les coûts
Une estimation précise des coûts est cruciale pour éviter les dépassements budgétaires. Prenez en compte tous les aspects, qu’il s’agisse de coûts humains bien sûr, mais également de coûts de remplacement de matériel , les frais liés aux prestataires etc…
Si vous envisagez des travaux, pensez à réaliser plusieurs devis et prévoir une avance budgétaire confortable, pour avoir ainsi des coûts réels plus bas. Les budgets prévisionnels sont vos meilleurs amis !
Avec Gammeo, vous pouvez suivre vos différents contrats, vos prestataires, contrôler s’ils sont réalisés correctement et optimiser vos coûts au plus juste. Ainsi, en planifiant vos budgets, en optimisant vos dépenses et en planifiant vos éventuels travaux, vous êtes sûrs de rester dans vos budgets, voire même d’économiser !
Négliger la réglementation
Assurez-vous de respecter toutes les réglementations et les exigences légales de conformité liées à votre parc immobilier. Les ERP sont soumis à de nombreuses réglementations strictes. Si elles ne sont pas respectées, peuvent vous amener à recevoir des amendes, des réserves ou bien une fermeture administrative. Ce qui, on s’entend, n’est pas du tout souhaitable. Avec Gammeo, vous pouvez suivre vos obligations réglementaires, respecter votre carnet sanitaire et votre registre de sécurité. Nous nous occupons de faire une veille réglementaire permanente : une préoccupation en moins ! Gammeo vous propose de suivre les règlementations officielles, mais si votre établissement souhaite mettre en place des mesures encore plus drastiques, vous pouvez indiquez vos propres échéances voulues, et elles s’appliqueront aux équipements de votre choix.
D’ailleurs connaissez vous le décret tertiaire ? On vous en parle dans notre article de blog.
Ne pas gérer efficacement les risques
En identifiant tous les risques éventuels dans vos bâtiments, vous vous assurez une conformité réglementaire au top ! Il est donc essentiel de mettre en place des tâches de maintenance préventive pour gérer vos risques, qu’ils s’agissent de risques incendie ou de risques sanitaires. Ça tombe bien, c’est exactement ce que permet de faire notre outil de GMAO !
Prenons l’exemple de la légionellose : votre outil de GMAO Gammeo vous indique toutes les maintenances et les suivis à effectuer sur vos différents équipements. Il conserve également l’historique dans votre logiciel. Vous avez juste à suivre les indications de dates et de tâches à effectuer, et on s’occupe du reste !
Avoir une mauvaise communication
Une communication efficace est essentielle ! Qu’elle concerne les salariés, les prestataires ou les partenaires, la GMAO simplifie la communication. Un outil comme Gammeo centralise en effet tous les documents, les interventions (internes et externes), mais aussi les maintenances.
Aussi, vos salariés, tous services confondus, peuvent signaler une maintenance à effectuer en quelques clics. Cela permet de tenir au courant l’équipe maintenance et d’effectuer les réparations bien plus rapidement et de fournir les informations nécessaires pour chaque interlocuteur concerné.
Et au sein de votre équipe, plus de perte de temps à vous demander les uns les autres où se trouve tel document : toute l’information est centralisée dans votre GMAO et une meilleure communication se fait entre vous !
Accessible en ligne où que vous soyez, ne vous encombrez plus et mettez en place une communication optimisée.
Ne pas avoir une équipe de prestataires compétente
Engager des professionnels compétents et expérimentés pour vous aider dans votre pilotage immobilier. En dehors de votre équipe, vous aurez forcément besoin de prestataires externes. Tout le monde n’est pas architecte ou en charge de la maintenance des ascenseurs par exemple ! Il est donc primordial de gérer et de centraliser vos contrats pour savoir exactement ce qui vous engage avec vos prestataires externes. Par exemple, connaître vos obligations contractuelles, comme les délais ou encore les clauses vous évitera bien des désagréments. On parle ici d’éviter les reconductions tacites d’un contrat qui ne vous satisfait pas, ou de renégocier les clauses d’un contrat en fonction du service fourni. Tout cela est inclus dans votre GMAO !
Grâce à cet outil, si l’un de vos prestataires a pour mission de venir 1 fois par mois dans votre établissement, vous pouvez suivre le nombre de passages réellement effectués pour remplir sa mission. Vous voilà fin prêt à négocier les prochains tarifs… et à faire des économies !
Prêt à devenir exemplaire ?
Chez Gammeo, on est conscient de toutes ces contraintes et des faux-pas qui pourraient vous mener à un éventuel échec. C’est pourquoi notre application GMAO, pas son utilisation simple, vous permettra de résoudre ces 7 points de façon aisée, sur le même outil. La GMAO devient votre meilleur allié pour mener votre pilotage immobilier à terme. Venez échanger avec nous pour en savoir plus !
