Dans les établissements recevant du public (ERP), les interventions et maintenances se succèdent. Mais que reste-t-il des connaissances quand les agents changent ou que l’ancien du service prend sa retraite ?
Souvent, pas grand-chose…
Or, ce sont ces petites infos qui font toute la différence pour l’organisation pérenne d’une entreprise.
La bonne nouvelle, c’est qu’une GMAO bien utilisée peut permettre de conserver ces savoirs et de les transmettre facilement. Elle devient alors un outil de mémoire, au service des équipes actuelles et futures.
Quand les agents partent, que reste-t-il ?
Dans les établissements médico-sociaux, les mairies, les établissements scolaires, les centres commerciaux et tous les ERP (établissements recevant du public), les équipes techniques sont souvent confrontées à la perte d’informations lors du départ de leurs collègues… Il semble plus important de remplacer les techniciens que de veiller à préserver les savoirs faires et les données.
Un agent technique connaît chaque recoin de son bâtiment. Il sait que pour accéder à la colonne sèche, il faut passer par une trappe discrète derrière un meuble. Ou que le bouton de test d’alarme incendie doit être maintenu plus de 3 secondes, sinon rien ne se passe.
Vous pouvez penser que ce ne sont que des détails, en réalité ce sont des éléments clés qui permettent de mieux comprendre les bâtiments et leurs spécificités.
Malheureusement, bien qu’elles soient essentielles, ces informations sont rarement écrites et transmises.
Et si la GMAO servait d'intermédiaire ?
Une GMAO nous semble être un outil de gestion: elle planifie, trace, organise. Mais en réalité, elle peut totalement devenir un espace de mutualisation des données.
En effet, la GMAO peut rassembler :
- L’historique des interventions passées, par équipement et par lieu
- Des photos prises pour repérer les installations
- Des notes laissées par les techniciens
- Des documents joints aux équipements
Autrement dit, elle devient une mémoire commune à tous. Pas une archive poussiéreuse, mais un outil, utile au quotidien qui ne repart pas à 0 dès qu’un employé part.
Pourquoi la GMAO est-elle essentielle dans les ERP ?
Les ERP ont leurs spécificités : des bâtiments parfois anciens, des rénovations partielles, des réglementations strictes. On y trouve souvent :
- Des agents polyvalents, peu nombreux, très sollicités
- Des prestataires qui interviennent ponctuellement, parfois sans retour d’infos
- Des contraintes réglementaires (accessibilité, sécurité incendie, etc.)
- Et surtout… des équipes qui changent, avec peu de temps pour former les suivants
Ainsi, centraliser et transmettre l’information semble être indispensable. Pas pour gérer au sens administratif, mais pour assurer la continuité du service, de la sécurité et surtout garder l’historique des bâtiments et interventions.
Documenter pour gagner du temps
Dans chaque entreprise souhaitant se développer, la simplicité est un principe de base. C’est cette logique qu’il faut appliquer dans la GMAO : des infos utiles, faciles à saisir et visibles par tous.
L’objectif n’est pas de rédiger un manuel de 50 pages pour chaque bâtiment. Mais de permettre à chaque intervenant de laisser une trace : une photo, une remarque,… Une donnée qui aidera le prochain à comprendre et agir plus vite.
Grâce à la centralisation des documents vous les retrouvez plus facilement !
Pourquoi former, impliquer et valoriser ?
La transmission ne dépend pas que de l’outil. Elle repose aussi sur une culture d’entreprise. C’est là que les responsables ont un rôle clé à jouer : valoriser cette culture de la transmission d’informations.
Concrètement, cela peut passer par :
- Des temps d’échange entre techniciens sortants et entrants
- Une incitation à enrichir la GMAO à chaque intervention
- Une reconnaissance de ce travail crucial
Quelques idées simples à mettre en place
- Créer une fiche par bâtiment avec les points sensibles ou zones techniques
- Joindre des photos aux équipements
- Documenter les pannes récurrentes et les solutions déjà testées
- Impliquer les prestataires extérieurs pour qu’ils remplissent les comptes-rendus dans la GMAO
- Organiser une passation en cas de départ d’un agent
Pas besoin de grands moyens financiers ou humains. Juste un peu de méthode, et un outil qui facilite la démarche.
En résumé : une GMAO bien utilisée, c’est une sécurité en plus
Les établissements recevant du public évoluent, les équipes tournent, les normes changent. Mais un bâtiment garde sa logique, ses habitudes, ses pannes. En prenant le temps de documenter ce qui ne se voit pas, on construit un patrimoine aussi précieux que les maintenances elles-mêmes.
En intégrant cette dimension à la GMAO, on fait plus que de la maintenance : on construit la mémoire du lieu. Et cette mémoire devient un atout de gestion, d’efficacité et de sérénité !
