Dans le secteur de la maintenance, de l’immobilier et du facility management, la conformité réglementaire ne repose pas uniquement sur la réalisation d’interventions techniques. Elle s’appuie avant tout sur la capacité des propriétaires et gestionnaires à démontrer ce qui a été fait, quand, comment et par qui.
C’est le rôle des carnets et registres réglementaires. Ces documents constituent la mémoire légale et technique des bâtiments, des équipements et des installations. Ils assurent la traçabilité des opérations, facilitent les contrôles, sécurisent les responsabilités et permettent une exploitation maîtrisée dans le temps.
Longtemps tenus sous format papier, ces carnets sont aujourd’hui de plus en plus intégrés dans des outils numériques et des logiciels de GMAO. Malgré leur importance, les carnets et registres restent parfois mal compris ou incomplets, exposant les entreprises à des risques juridiques, financiers et surtout humains.
Cet article vous propose de détailler les principaux carnets et registres utilisés en France dans le cadre de la gestion technique des bâtiments.
Sommaire
Carnet d’entretien du bâtiment
Le carnet d’entretien du bâtiment est l’un des documents réglementaires les plus structurants en matière de gestion immobilière. Il est rendu obligatoire par le Code de la construction et de l’habitation pour les immeubles collectifs à usage d’habitation. Son objectif est de conserver l’historique de la vie technique du bâtiment afin de garantir sa sécurité et sa valeur patrimoniale.
Ce carnet doit contenir l’ensemble des informations liées aux travaux réalisés sur le bâtiment, qu’il s’agisse d’opérations de maintenance, de réparations ou de rénovations. Il intègre également les références des contrats d’entretien en cours, les coordonnées des entreprises intervenantes, les dates des contrôles réglementaires et les préconisations issues de ces contrôles.
Registre de sécurité
Le registre de sécurité est un document présent dans tous les établissements recevant du public. Il constitue la preuve que les obligations en matière de sécurité incendie et de protection des personnes sont bien respectées.
Ce registre doit retracer l’ensemble des événements liés à la sécurité du site. Il comprend les comptes rendus des vérifications des installations de sécurité, les essais et maintenances des équipements de protection incendie, les formations du personnel à la sécurité, les exercices d’évacuation.
Le registre de sécurité est contrôlé par les autorités compétentes, notamment la commission de sécurité. Il doit être tenu à jour en permanence et accessible sur site. Toute intervention, anomalie ou action corrective doit y être consignée sans délai afin d’assurer une traçabilité complète.
Carnet sanitaire
Le carnet sanitaire est un document réglementaire issu du Code de la santé publique. Il vise à prévenir les risques sanitaires liés aux installations d’eau, notamment le développement de légionelles et d’autres bactéries. Il concerne principalement les bâtiments collectifs, les établissements recevant du public, les établissements de santé et les installations industrielles.
Ce carnet rassemble l’ensemble des informations relatives aux réseaux d’eau chaude et d’eau froide sanitaire. Il contient les schémas des installations, les relevés de température, les résultats des analyses microbiologiques, les opérations de nettoyage et de désinfection, ainsi que les actions correctives mises en place en cas de non-conformité.
Le carnet sanitaire est mis à jour à chaque contrôle, relevé ou intervention. Il peut être contrôlé par les agences régionales de santé lors d’inspections programmées ou suite à un signalement.
Carnet de chaufferie
Le carnet de chaufferie est obligatoire pour toute installation de chauffage collective. Il permet de suivre le fonctionnement, l’entretien et la performance énergétique des équipements de production de chaleur. Il constitue un outil clé pour garantir la sécurité des installations et optimiser leur rendement.
Ce carnet doit inclure les caractéristiques techniques des chaudières, les comptes rendus des opérations de maintenance, les résultats des contrôles réglementaires, les relevés de consommation énergétique et les incidents éventuels.
Le carnet de chaufferie est tenu par l’exploitant ou le prestataire de maintenance. Il est contrôlé lors des inspections réglementaires et peut être exigé par les assurances en cas de sinistre. Il doit être mis à jour à chaque intervention afin de refléter fidèlement l’état de l’installation.
Dossier Technique Amiante et registre amiante
Le Dossier Technique Amiante est une obligation majeure pour les bâtiments dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997. Il vise à identifier, surveiller et gérer la présence éventuelle de matériaux contenant de l’amiante afin de protéger les occupants et les intervenants.
Le DTA contient les rapports de repérage amiante, la localisation précise des matériaux concernés, leur état de conservation, les mesures d’empoussièrement éventuelles et les recommandations de gestion. Il est complété par le registre amiante, qui retrace les actions de surveillance, les travaux réalisés et les informations transmises aux occupants et aux entreprises.
Ces documents sont contrôlés par l’inspection du travail, les services de l’État et peuvent être demandés lors de travaux. Ils doivent être mis à jour dès qu’un nouveau repérage est effectué, qu’un matériau est retiré ou que des travaux impactent les zones concernées.
Carnet de maintenance des ascenseurs
Le carnet de maintenance des ascenseurs est obligatoire pour toutes les installations d’ascenseurs. Il garantit la sécurité des usagers en assurant la traçabilité des opérations de maintenance, de contrôle et de réparation.
Ce carnet contient les caractéristiques de l’appareil, les dates et natures des interventions, les anomalies détectées, les pièces remplacées et les résultats des contrôles techniques. Il intègre aussi les rapports des contrôles quinquennaux réalisés par des organismes agréés.
Le carnet est tenu par l’entreprise de maintenance et doit être accessible par le propriétaire. Il est mis à jour après chaque intervention et est un document essentiel en cas d’incident ou d’accident.
Carnet piscine
Le carnet piscine est obligatoire pour les piscines collectives et ouvertes au public. Il vise à garantir la qualité de l’eau, la sécurité des baigneurs et la conformité des installations.
Il regroupe les relevés quotidiens des paramètres de l’eau, les opérations de nettoyage et de désinfection, les contrôles sanitaires, les incidents et les mesures correctives. Il peut également inclure les contrôles des équipements de sécurité et des dispositifs de filtration.
Ce carnet est contrôlé par les services sanitaires et doit être mis à jour quotidiennement ou selon la fréquence réglementaire. Une tenue rigoureuse est indispensable pour éviter les fermetures administratives et les sanctions.
Registre des vérifications périodiques et contrôles réglementaires
Ces registres constituent la colonne vertébrale de la conformité technique des installations. Ils recensent l’ensemble des contrôles obligatoires réalisés sur les équipements soumis à une réglementation, qu’il s’agisse d’installations électriques, de moyens de levage, de dispositifs de sécurité ou d’équipements sous pression.
Ils doivent mentionner la date du contrôle, l’organisme ou la personne ayant réalisé la vérification, les résultats, les non-conformités constatées et les actions correctives mises en œuvre.
Ils doivent être mis à jour à chaque contrôle et conservés sur une durée suffisante pour démontrer la continuité des obligations.
Carnet de vie du bâtiment et carnet numérique du logement
Le carnet de vie du bâtiment et le carnet numérique du logement sont issus de la loi ELAN, ils visent à centraliser l’ensemble des données techniques, environnementales et réglementaires d’un bâtiment tout au long de son cycle de vie.
Ils contiennent les plans, les caractéristiques des matériaux, les équipements installés, les performances énergétiques, les travaux réalisés et les documents réglementaires.
Ces carnets sont mis à jour à chaque modification significative du bâtiment et peuvent être consultés par les propriétaires, gestionnaires et futurs acquéreurs.
Carnets des installations électriques et gaz
Les carnets des installations électriques et gaz assurent la traçabilité des contrôles et interventions sur ces installations sensibles. Ils regroupent les rapports de vérification, les opérations de maintenance, les anomalies détectées et les mises en conformité réalisées.
Ils sont contrôlés par les organismes agréés, l’inspection du travail et les services de sécurité. Leur mise à jour est indispensable après chaque contrôle ou intervention.
Carnet de maintenance des moyens de secours
Ce carnet concerne les extincteurs, alarmes, désenfumage, éclairage de sécurité et autres dispositifs de secours. Il retrace les opérations de maintenance, les essais et les remplacements de matériel.
Il est contrôlé lors des visites de sécurité et doit être tenu à jour pour garantir la disponibilité permanente des moyens de secours.
Carnet de maintenance des installations de levage et carnet de suivi des équipements sous pression
Ces carnets concernent les équipements présentant des risques mécaniques ou de pression importants. Ils regroupent les informations techniques, les contrôles périodiques, les réparations et les incidents.
Ils sont contrôlés par les organismes habilités et doivent être mis à jour à chaque intervention ou contrôle réglementaire.
Carnet légionellose et carnet de maintenance des systèmes de ventilation
Le carnet légionellose et le carnet de maintenance des systèmes de ventilation permettent de maîtriser les risques sanitaires liés à l’air et à l’eau. Ils contiennent les relevés, analyses, opérations de nettoyage et actions correctives.
Ils sont contrôlés par les autorités sanitaires et doivent être mis à jour selon les fréquences réglementaires.
Les carnets et registres réglementaires ne sont pas de simples obligations administratives. Ils sont le socle de la sécurité, de la conformité et de la performance des bâtiments et des équipements. Bien tenus, ils permettent d’anticiper les risques, de structurer la maintenance et de valoriser le patrimoine. Mal gérés, ils exposent à des sanctions, des litiges et des situations critiques.
Adopter une GMAO vous permet de centraliser l’information, d’automatiser les mises à jour, de sécuriser les données et de faciliter les contrôles. C’est alors un véritable garant de la conformité réglementaire et de la maîtrise technique des bâtiments sur le long terme.
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