Si vous êtes en train de lire cet article, c’est que vous arrivez à un moment où la gestion de votre maintenance n’est plus vraiment réalisable à la main, via des classeurs, ou via votre bon vieux fichier Excel. Que vous soyez agent ou responsable de maintenance, directeur d’établissement ou de franchise, vous en êtes au point ou la maintenance de vos bâtiments, vos installations, vos équipements commence à vous prendre du temps : beaucoup de temps, trop de temps.
Vous gérez le tout venant du quotidien, vos maintenances (qu’elles soient préventives ou curatives) via votre bon vieux classeur rempli de contrats, factures, ou via votre fichier Excel historique, qui commence à être (trop) rempli, et difficilement utilisable…
Vous en êtes logiquement à l’étape de la réflexion du choix d’un logiciel GMAO : est-ce que la plus value apportée par la migration de ma maintenance vers un logiciel GMAO sera supérieure à mon investissement (en temps comme en argent) ? Concrètement : est-ce que ça vaut le coup de passer à un logiciel GMAO, plutôt que de rester sur mon classeur Excel ? Quel sera le potentiel ROI d’un outil de GMAO ?
On tente de répondre à toutes vos questions sur le ROI d’une GMAO, en se basant sur les retours de nos clients, utilisateurs de Gammeo depuis plusieurs années !
Qu’est ce qu’un ROI ? Comment le calculer ?
Le ROI, c’est le retour sur investissement (Return On Investment en anglais) : en somme, c’est le calcul du gain vs dépenses liées à l’implémentation d’un logiciel GMAO.
On peut utiliser la formule ci dessous pour le calcul du ROI :
ROI = Bénéfice net (Valeur actuelle de l’investissement – coût de l’investissement) / coût de l’investissement x 100
On voit donc 2 paramètres se dégager pour calculer le ROI : la valeur actuelle de l’investissement ( = le gain) et le coût de l’investissement. Allons dans le détail des gains et des coûts d’un outil GMAO ensemble, pour que vous puissiez calculer votre ROI précisément d’ici quelques minutes !
Comment savoir si basculer sur un outil GMAO sera rentable pour vous ?
Si l’on reprend la formule de calcul d’un ROI, on voit que pour que celui-ci soit positif, il faut donc que le gain soit supérieur au coût : logique non ? Mais comment calculer les avantages et gains liés au passage de la gestion de votre maintenance sur un logiciel GMAO ?
Voici quelques pistes vous permettant de quantifier le gain du passage à un outil GMAO :
Les avantages d’une GMAO :
Les avantages de l’utilisation d’une GMAO au quotidien sont nombreux, très nombreux ! On peut les classer en 3 principaux types :
- Faciliter votre quotidien
- Réduire les dépenses
- Simplifier la supervision des tâches, contrats & prestataires
Rentrons dans le détail:
Faciliter votre quotidien
- Réduction des temps d’intervention : – 10 % à – 30 % constatés en moyenne : notification en direct de l’intervention réalisée par vos équipes ou par le prestataire : vous permet de faciliter l’organisation de votre maintenance curative au quotidien : moins de charge mentale pour vous !
- Une meilleure connaissance du parc d’équipements : ayez une visibilité globale sur vos établissements et tous les équipements qui les composent.
- Une réactivité optimisée (diagnostics et interventions plus rapides) : un seul endroit pour centraliser toutes les informations utiles pour votre quotidien. Le + Gammeo : activez les notifications importantes pour vous, et ne ratez aucune info !
- Une meilleure organisation des interventions : simplifiez la planification des interventions réalisées par vos équipes comme par vos prestataires.
- Un meilleur équilibre entre opérations correctives et préventives : favoriser le préventif pour diminuer le correctif : plus de mauvaises surprises pour vous !
- Une meilleure valorisation des tâches de maintenance effectuées : agent ou responsable de maintenance, offrez une visibilité sur toutes les actions de maintenance que vous avez effectuées (durée, difficultées rencontrées…)
- Une aide à l’organisation du quotidien de l’agent de maintenance : faciliter les tâches quotidiennes et les passations d’informations suite à un recrutement ou à un changement de poste par exemple grâce à la planification des interventions.
Réduire les dépenses
- Augmentation de la durée de vie de vos équipements de 10 à 20% : rappels préventifs des maintenances à effectuer = pas d’oubli des maintenances préventives, pour moins de curatif et de mauvaises surprises !
- Réduction des temps d’indisponibilités de vos chambres ou salles : une maintenance de prévue, des travaux à effectuer ? Planifiez-les au mieux pour vous assurer une indisponibilité minimale de vos chambres.
- Réduction de la consommation d’énergie liée à un meilleur préventif : des équipements en bon état de marche et avec un rendement énergétique amélioré grâce à des relevés de température réguliers, et une maintenance préventive toujours à jour !
Simplifier la supervision des tâches, contrats & prestataires
- Diminution des temps de préparation pour les travaux : – 20 % à – 30 % constatés en moyenne : un logiciel GMAO vous permet de centraliser toutes les informations liées aux travaux à réaliser, et permet donc la simplification de la planification et du suivi des travaux.
- Optimisation des contrats de sous-traitance : assurez vous de la performance et de la bonne réalisation de toutes vos maintenances. Liez facilement vos contrats de maintenance à un ou plusieurs exécutants, et visualisez la performance de la maintenance par prestataire (retards potentiels, bonne exécution du contrat, récapitulatif du contrat…)
- Une maîtrise des orientations stratégiques de la maintenance grâce au reporting et à l’Analytics : vérifiez facilement votre conformité réglementaire et légale. Le + Gammeo : retrouvez sur votre tableau de bord toutes les informations utiles liées à votre registre de sécurité ou encore votre carnet sanitaire.
- Pilotage des effectifs des équipes en fonction des besoins remontés par la GMAO : ayez une visibilité constante sur les besoins en effectifs pour la maintenance de vos établissements & équipements.
On voit donc qu’il y a bien de nombreux avantages à automatiser la gestion de votre maintenance via un outil dédié : tous les gains ne sont pas forcément quantifiables en terme de valeur monétaire, mais peuvent être aussi liés à la facilitation du quotidien de vos collaborateurs, qu’ils soient internes (employés, équipe ou externe (prestataires de maintenance par exemple).
En fonction de votre poste, de votre secteur d’activité ou encore de vos besoins spécifiques , nul doute que vous trouverez bien d’autres avantages à l’utilisation d’une GMAO au quotidien !
Quel est le coût d’un logiciel GMAO ?
Il y a plusieurs typologies de coûts à prendre en compte avant d’acheter une GMAO :
- le coût de la licence / de l’abonnement du logiciel : frais mensuels ou annuels, durée d’engagement…
- la mise en œuvre et la formation des utilisateurs
- le relevé des équipements (déplacement sur site nécessaire)
- les fonctionnalités spécifiques : par exemple, les passerelles GMAO / fournisseurs
- le suivi & support tout au long de l’utilisation de l’outil
On peut diviser ces coûts en 2 catégories :
- ceux liés à la mise en place de l’outil GMAO
- ceux liés à l’utilisation et l’exploitation du logiciel
Les coûts liés à la mise en place de la GMAO
Lors de la mise en place de votre outil GMAO, vous pouvez anticiper ces coûts :
- Installation et paramétrage du logiciel, relevés des équipements et du patrimoine : ce sont les fondations qui vous permettront d’avoir des données fiables et organisées dans votre outil GMAO, pour une utilisation optimale de toutes ses fonctionnalités !
- Coût de la formation des utilisateurs : variable en fonction du nombre d’utilisateurs que vous souhaitez former à l’outil (chez Gammeo, on a fait le choix de ne pas facturer le nombre d’utilisateurs : toute votre équipe souhaite être formée? Aucun soucis, et pas de coûts supplémentaires pour vous !)
- Coût de la licence / de l’abonnement
C’est généralement lors de la 1ère année de la mise en place d’un logiciel GMAO que les coûts sont les plus importants : une fois le paramétrage, les relevés et les formations effectuées, les coûts liés à l’utilisation de l’outil baissent fortement les années suivantes.
Les coûts liés à l’exploitation de la GMAO
Passée la première année, d’autres coûts sont à prendre en compte également :
- Prix de l’abonnement mensuel / annuel
- Facturation des mises à jour et déploiements de nouvelles fonctionnalités
- Suivi humain : accompagnement dans l’utilisation de l’outil, support.
- Formation des nouveaux utilisateurs et / ou remise à niveau du personnel.
Et chez Gammeo, combien ça coûte ?
Chez Gammeo, on a fait le choix de la simplicité et de la transparence pour votre facturation : pas de mauvaises surprises en optant pour Gammeo, vous avez une vraie visibilité sur le coût de notre logiciel, année après année.
Nous facturons des frais de formation au réel, en fonction de la complexité du déploiement. Tous les utilisateurs du logiciel peuvent y participer, sans surcoût !
Nous ne facturons jamais les mises à jour de notre logiciel : vous profitez toujours des dernières mises à jour et fonctionnalités développées, sans coût supplémentaire pour vous ! Également, nous avons fait le choix de ne pas facturer le suivi mis en place par notre équipe Care : suivi, support et reportings sont inclus dans le prix de l’abonnement Gammeo !
Quel ROI pour votre logiciel GMAO ? Rentable au bout de combien de temps ?
Comme on vient de le voir, la question de la rentabilité du passage à un outil GMAO est dépendante de nombreux facteurs. Les coûts d’une GMAO seront les + élevés la première année, lors des phases de mise en place / paramétrage, relevé des équipements et formation de vos équipes. Les années suivantes, le coût sera considérablement plus faible : prenez bien ces paramètres en compte dans le calcul du ROI !
Au-delà de l’aspect purement monétaire, n’oubliez pas les autres avantages offerts par une GMAO : simplification des process entre vous et vos équipes, entre vos équipes et les prestataires, meilleure visibilité des actions de maintenance menée sur votre patrimoine, centralisation de toutes les informations utiles pour votre quotidien.
Vous souhaitez mettre en place un logiciel GMAO, vous avez des questions sur ses avantages ou sur sa rentabilité ? N’hésitez pas à nous contacter !
