Mettre en place une GMAO, c’est un réel projet qui impacte toute votre organisation. Ce n’est pas seulement un logiciel, c’est un compagnon de route.
Il existe beaucoup de solutions sur le marché, il est facile de s’y perdre et de faire des erreurs qui vont vous compliquer la vie plutôt que de la simplifier.
Dans cet article nous allons passer en revue les 10 erreurs à éviter lors de la mise en place d’une GMAO dans votre structure. Les éviter vous permettra d’avancer sereinement, de choisir le bon outil et surtout de mieux piloter votre immobilier.
Table des matières
Ignorer les vrais besoins du terrain
Choisir votre futur allié n’est pas une mince affaire.
Commencez par identifier clairement qui seront les utilisateurs finaux de votre GMAO. Dans la majorité des cas il s’agit :
- Des agents de maintenance qui planifient et réalisent des interventions.
- Des responsables techniques ou patrimoine qui ont besoin de visibilité et de suivi
- Des directeurs d’établissements qui ont besoin d’avoir une vision globale de leur gestion immobilière.
Pour cela, privilégiez l’écoute de vos équipes. De quoi ont-ils besoin ? Pour faire quoi ? Ils peuvent vous apporter des pistes auxquelles vous n’aviez pas pensé.
Sous estimer l’analyse des besoins est la principale erreur, vous risquez de choisir une GMAO trop complexe ou inadaptée à vos défis. Effectuez une analyse de vos besoins et les fonctionnalités essentielles liées.
Vous vous assurez de faire le bon choix !
Souvenez vous, c’est le logiciel qui s’adapte à vous et vous facilite la vie, pas l’inverse.
Ne pas définir d’objectifs et de potentielles contraintes
La première erreur à éviter est de ne pas prendre en compte vos objectifs et contraintes dans la recherche d’une GMAO. Il est indispensable de clairement définir les objectifs, attentes et freins de votre équipe et de votre entreprise.
Parmi les contraintes il y a le budget, déterminez le montant que vous pouvez allouer pour la mise en place de votre projet. Étudiez ensuite les offres disponibles sur le marché.
Ensuite, il y a les compétences digitales de vos équipes, voyez avec vos agents s’ils se sentent capables d’adopter une GMAO, si ce n’est pas le cas, vous pourrez programmer des sessions de formation.
Puis, établissez un calendrier clair, pour quand avez-vous besoin d’une GMAO ? Combien de temps pourrait prendre l’intégration ? Combien de temps vous faut-il en interne pour prendre une décision ? Réfléchissez à toutes ces questions et commencez votre recherche.
Concernant vos objectifs ils sont propres à votre structure, souhaitez-vous réduire les coûts liés à la maintenance ? Ou avoir une vision centralisée des tâches en cours et futures ?
Sondez vos équipes et récupérez toutes les données possibles sur les objectifs liés à l’adoption d’une GMAO.
Ces enjeux et objectifs vous permettront de rédiger un cahier des charges clair qui vous aidera à trouver le meilleur outil.
Choisir une interface peu ergonomique
Vous avez évalué vos besoins, les techniciens sont ravis de se munir d’un outil les aidant.
Vient le moment où vous leur présentez l’outil. Et là… l’interface ressemble à Windows 95…
Les techniciens se retrouvent face à un mur de complications, rien n’est logique, fluide ou intuitif. Vous ne voulez pas que le logiciel devienne un monstre de frustration, et qu’au lieu qu’il facilite le travail, il le rende difficile.
Chercher un logiciel ergonomique, intuitif et facile à prendre en main est indispensable pour s’assurer d’un bon usage de l’outil par ses collaborateurs internes comme externes.
Chez Gammeo, nous mettons tout en œuvre pour vous proposer l’interface la plus ergonomique possible, et ce, même pour les moins à l’aise avec la technologie.
Choisir une GMAO sans support client efficace
Avant de choisir votre logiciel de GMAO, nous vous conseillons de vous assurer que celui-ci propose un accompagnement technique et un service client réactif.
Si vous optez pour une solution sans accompagnement vous risquez de vous retrouver avec des agents de maintenance dépourvus face à un logiciel qu’ils ne connaissent pas.
L’étape de l’accompagnement technique est primordiale, elle façonnera l‘utilisation de votre GMAO et son efficacité !
Imaginez : un agent de maintenance essaie de planifier une intervention sur un équipement. L’interface lui semble confuse et il ne sait pas comment ajouter un nouveau site ou s’attribuer une tâche. Il tente de contacter le planning mais… personne ne lui répond.
Résultat ? Il revient à son tableau Excel et son classeur rouge.
Le risque dans ce cas, ce n’est pas un ralentissement temporaire du travail des agents, c’est l’abandon de l’outil par les équipes.
Ne pas avoir conscience de l’importance de la maintenance préventive
Avant de mettre en place un logiciel de GMAO au sein de votre entreprise, vous devez bien avoir conscience qu’il est indispensable de trouver le juste milieu entre la maintenance préventive et la maintenance corrective.
Si vous avez besoin d’un logiciel de GMAO c’est aussi pour trouver cet équilibre !
La maintenance préventive peut sembler inutile pour certains. En effet, quand tout fonctionne correctement on peut vite se demander quel est l’intérêt de dépenser du temps et de l’argent pour contrôler les équipements. Cependant elle permet d’anticiper les pannes et d’éviter des coûts plus élevés sur le long terme.
Un outil de GMAO vous aide à planifier vos maintenances préventives et en tirer tous les bénéfices liés.
Ne pas planifier la mise en oeuvre
Autre étape indispensable ! La planification de la mise en place de votre nouvel outil de GMAO. Pour que cette mise en œuvre se déroule de la meilleure des façons possible, il est conseillé de définir les principales étapes de l’intégration. Une fois le devis signé il faut programmer les sessions de formation et l’intégration de votre patrimoine et de vos équipements dans l’outil.
Pour cela, rien de mieux qu’un calendrier à jour avec toutes vos disponibilités ! Ainsi, vous assurez les meilleurs délais pour l’intégration de votre nouvelle GMAO.
Se précipiter dans l’intégration de l’outil
Une fois le calendrier établi et l’intégration programmée, nous vous conseillons de ne surtout pas vous précipiter lors du déploiement ! Un déploiement trop rapide peut mener à des erreurs dans le traitement des données mais aussi à une mauvaise prise en main.
Gammeo par exemple vous aide dans le déploiement, nous y procédons par étapes tout en vous expliquant comment intégrer les éléments dans l’app !
Négliger les besoins en formation des équipes
Une fois que la mise en œuvre est terminée vous allez pouvoir prendre pleinement possession de votre nouvel outil. Cependant la prise en main risque d’être compliquée si les utilisateurs finaux ne sont pas formés.
Sans formation, les employés risquent de se désintéresser de l’outil et de ne pas l’utiliser pleinement.
C’est pour cela que Gammeo propose des sessions de formation adaptées aux différents niveaux de compétences de vos salariés. Elles sont indispensables pour veiller à la bonne utilisation de votre GMAO et la parfaite exploitation de vos bâtiments.
Ne pas mesurer les résultats
Avoir un logiciel de GMAO c’est super ! D’autant plus si vous n’avez pas fait toutes les erreurs précédentes, bravo 😉
Mais… il vous reste un point crucial à ne pas oublier.
L’évaluation des performances de votre outil ! N’oubliez surtout pas cette étape qui vous permettra de voir si vous avez fait le bon choix et si le logiciel choisi correspond à vos attentes.
Pour cela définissez au préalable des KPI clairs liés à ce que l’outil doit vous apporter (temps d’intervention, répartition équitable de la charge de travail, taux de conformité des bâtiments, qualité de travail des prestataires).
Analysez ensuite régulièrement les données et ajustez vos actions.
Dans une démarche de transparence, vous pouvez partager ces résultats avec vos collaborateurs pour les motiver !
Si vous avez choisi Gammeo, vous avez fait le bon choix ! Et… retrouvez tous les tableaux de bord et KPI directement dans l’application ! Vous n’avez pas besoin de créer un nouveau document, tout est centralisé.
Ne pas considérer la gestion du changement
Adopter un nouveau logiciel est une étape importante, surtout si ce logiciel va changer le quotidien d’une équipe. Alors, il ne faut pas minimiser les potentielles angoisses de vos collaborateurs, certains auront peut être une certaine appréhension ou réticence.
Le but est de leur présenter la GMAO comme un véritable allié, ce n’est pas une contrainte, c’est une aide quotidienne ! Accompagnez vos équipes dans cette transition, communiquer c’est la clé.
Définissez avec vos équipes les attentes liées à l’adoption d’une GMAO, aidez les à se projeter dans son utilisation, le déploiement se passera ainsi du mieux possible.
N’oubliez pas que vous allez transformer les habitudes de travail de vos collaborateurs.
Imaginez un technicien habitué à tout noter dans un cahier, si vous ne l’encouragez pas et que vous ne lui montrez pas les intérêts de digitaliser ses pratiques il n’aura pas pleinement conscience de tous les bénéfices liés à la GMAO (gain de temps, d’argent, diminution des pannes, meilleure organisation…)
En évitant ces 10 erreurs vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir ce changement, limiter les frustrations et en assurer la bonne utilisation par vos équipes.
Chaque entreprise est unique, vos enjeux ne sont pas les mêmes que ceux de vos concurrents. Prenez le temps d’analyser vos besoins, préparer vos équipes et vous former.
Chez Gammeo, nous avons conçu une GMAO simple, intuitive et adaptée aux utilisateurs finaux. Au-delà de ça nous nous engageons à vos côtés au quotidien par un accompagnement, une formation et surtout un support réactif. Nous construisons votre projet ensemble.
Avant de mettre en place votre GMAO posez vous les bonnes questions et surtout évitez ces erreurs.
Prêt à passer à l’étape supérieure ?
