Gérer son temps et l’optimiser est une problématique importante dans nos vies. Encore plus lorsque l’on doit gérer la maintenance d’un site tout entier. De plus, il est parfois difficile de maintenir toutes les tâches à jour en raison de la complexité des structures. Par ailleurs, la complexité se retrouve dans les outils utilisés. Bien souvent, tout repose sur Excel ou sur papier, il est très vite facile de s’y perdre. Chez Gammeo, on vous a concocté une GMAO aux petits oignons, et nous avons fait notre affaire de l’organisation du planning parfait. Pour cela, on vous propose dans cet article de retracer les 6 étapes qui nous semblent indispensables pour mener à bien la réalisation du planning parfait d’un technicien ou d’un responsable technique. Et ce, grâce à la fonction planning de l’application Gammeo !
Anticiper les contrats
Lorsque qu’il s’agit de suivre tous les contrats d’intervention et de maintenance, cela peut vite devenir un vrai casse-tête. En effet, les contrats regorgent d’une pluralité de particularité qui leur sont propres. On peut par exemple penser aux contrats tacitement reconductibles.
Dans ce cas de figure, il faut bien se rendre compte que c’est largement anticipable. Nous vous conseillons d’y dédier environ une demi-journée par mois ou par trimestre afin de les gérer. Parfait pour éviter toute sorte de stress.
Cela dit, on a une solution encore plus efficace pour vous : l’application Gammeo. La solution parfaite pour vous éviter vraiment toute sorte de stress. Vous pouvez retrouver les dates de fin de contrat et même observer en temps réel et au même endroit tous les contrats en cours. Vous pourrez de ce fait préparer un changement de prestataire ou ne plus jamais douter de vos dates de validité de contrat.
Anticiper les travaux
La réalisation des travaux peut très vite devenir complexe. Pourtant, Les travaux sont aussi largement anticipables. En effet, ils se prévoient facilement sur le long terme avec les bons outils. Afin d’avoir un planning parfait, il faut éviter les imprévus et maîtriser tous ses besoins en travaux : si on connaît ses besoins, on peut alors bien les anticiper.
Le module « Travaux » de Gammeo vous permet d’anticiper les travaux, de les planifier dans le temps et ne pas être dans l’urgence.
La maintenance
La maintenance comporte toutes les tâches d’interventions et elles sous souvent récurrentes. Elles peuvent aussi avoir une fréquence. Pour faire son planning de maintenance, il faut pouvoir placer toutes les tâches anticipables. Encore mieux si vous pouvez les fixer aux périodes creuses ! Ainsi, vous pourrez éviter toutes les interventions d’urgence et tout autre curatif. Vous pourrez alors avoir un planning aux petits oignons et plus aucune inquiétude !
Astuce 3 : check !
Instaurer des routines dans sa semaine
Afin d’avoir un planning parfait, vous pourrez également instaurer des routines dans vos semaines. Pourquoi ne pas faire des tournées routinières une à deux fois par semaine pour vérifier que tout va bien ? Dans un planning parfait, il est important de créer une routine dans le but d’avoir une fréquence et une rigueur de travail. La routine = moins de stress et moins d’imprévus.
Si on n’instaure pas de routine, il sera plus difficile de savoir ce qui ne va pas. Pire encore, le risque de se faire surprendre devient plus grand ! Plus vous anticipez, plus vous pourrez traiter les problèmes en amont et travailler de manière qualitative. Plus il y aura d’anticipation, plus nous pourrons traiter les problèmes en amont et travailler de manière qualitative.
(Et c’est le hibou Gammeo qui le dit !)
Maximiser le préventif
Pour Gammeo, pouvoir prévoir les catastrophes est un vrai mot d’ordre. Comme nous vous l’avions déjà évoqué dans cet article, il ne faut pas négliger le préventif afin d’anticiper un maximum. En mettant un maximum de préventif dans votre planning parfait, vous pourrez avoir une vue d’ensemble régulière sur l’état de santé de votre site.
Ainsi, Toutes les actions de programmation, de renouvellement ou d’entretien (poignées de portes, changement ampoules) participent à éviter les pannes et tout ce qui participe à éviter les panne permet d’éviter les imprévus.
Le curatif et les interventions
Ce sont des évènements que nous ne pouvons pas anticiper mais il est possible de les planifier. Le secret pour le planning parfait : essayer de les maîtriser avec le temps, calculer la charge de travail que ça représente.
Estimer un volume horaire sur les interventions nous permet de maîtriser son emploi du temps et d’indiquer nos disponibilités. Essayer d’évaluer le temps passé sur le curatif est la meilleure manière de faire du super service. En gros, il faut prévoir l’imprévu !
Bonus : les notifications !
Nouvelle fonctionnalité de Gammeo, vous pouvez paramétrer des alertes sur les tâches à effectuer de votre planning et toujours être au courant de ce qui se passe. Les alertes permettent d’anticiper encore plus et de vous aider à établir votre planning parfait.
Vous souhaitez en savoir plus le planning parfait ? N’hésitez pas à demander une démo. Notre équipe relation client se rendra toujours disponible pour répondre à vos questions.
Vous voulez en savoir plus sur la GMAO ? Et sur Gammeo ? On vous conseille d’aller lire notre article Réduire ses coûts de maintenance : comment la GMAO va vous aider ?
